توابع، روتینهاي از پیش تعریف شده اي در اکسل هستند که محاسبات خاص را با استفاده از مقادیر مشخص ورودي که آرگومان نامیده میشوند، انجام میدهند. عملکرد تابع را میتوانیم مانند کارخانهاي درنظر بگیریم که شامل دو درگاه است: – درگاه ورودي: مواد خام اولیه از این درگاه وارد کارخانه میشوند. – درگاه خروجی: محصولات تولیدشده در کارخانه از این درگاه خارج میشوند. در این مثال کارخانه که وظیفه انجام عملیات از پیش تعریف شده بر روي مواد خام و تولید محصول مشخص را به عهده دارد نقشی مشابه تابع دارد و مواد خام اولیه همان پارامترهاي ورودي تابع (آرگومان) و محصولات نهایی خروجی تابع (نتیجه) را تشکیل میدهند. بدیهی است همانطوري که مواد اولیه و محصولات خروجی یک کارخانه براساس طراحی آن از قبل مشخص است در تابع نیز تعداد و نوع پارامترهاي ورودي و نوع نتیجه خروجی آن از قبل مشخص است و هر تابع صرفاً عملیاتی را که از قبل براي آن مشخص شده است براساس پارامترها ورودي آن انجام میدهد. همانطور که هر کارخانهاي محصول خروجی دارد، تابع نیز حتماً داراي نتیجه خروجی میباشد.

در شکل زیر مقایسه عملکرد کارخانه تولیدي و تابع را مشاهده میکنید:

به عبارتی دیگر تابع: فرمول از پیش تعریف شده اي است که محاسبات خاصی را براساس پارامترهاي ورودي آن انجام میدهد.

آشنایی با ساختار تابع :

توابع را به تنهایی نیز میتوانیم در سلولها استفاده کنیم در این حالت ساختار آن مانند فرمولی است که فقط شامل تابع میباشد؛ بنابراین، ساختار آن بهصورت زیر است: Function (arguments)= نام تابع هر تابع در اکسل داراي نامی متناسب با نوع محاسبات و کاربرد آن است. براي استفاده از توابع احتیاجی به حفظکردن نام و پارامترهاي آن نیست، زیرا اکسل با روشهاي ساده دسترسی به مشخصات آنها را امکانپذیر کرده است. آرگومان (Argument ) همه توابع داراي علامتهاي () هستند، زیرا اگر این علائم در جلوي نام توابع نباشد، اکسل آنها را برچسب یا متن تلقی میکند، اما کاربرد دیگر این علائم این است که آرگومانهاي توابع که همان پارامترهاي ورودي تابع هستند و محاسبات تابع با توجه به آنها انجام میشود در داخل این علائم قرار گیرند. آرگومانها مقادیر عددي، متنی و… هستند که محاسبات تابع براساس آنها انجام میشود. هر تابع ممکن است هیچ، یک و یا چند آرگومان ورودي داشته باشد. بین آرگومانهاي مختلف یک تابع علامت; قرار میگیرد. به عبارتی دیگر آرگومان تابع که نتیجه محاسبات تابع براساس آنها انجام میشود را آرگومان تابع میگوییم.