ساختن پاورپوینت خوب یک هنر است. هرچقدر در ساختن صفحات پاورپوینت دقت به خرج دهید و آنها را مناسب شرایط بسازید، سخنرانی شما تأثیر بیشتری روی مخاطب میگذارد. در این مقاله به چناد نکتاه مهام در سااختن پاورپوینت اشاره خواهیم کرد.

• قدم اول مخاطب را بشناسید. ببینید برای چه گروهی میخواهید سخنرانی کنید. همانطور که متن سخنرانی و محتوا متناسب با مخاطب تنظیم میشود، ساختار پاورپوینت نیز باید متناسب با مخاطب طراحی شود. برای مثال وقتی برای گروهی از متخصصان سخنرانی میکنید، ساختار پاورپوینت رسمی تر است و بیشتر از نمودار و جدول استفاده میشود. در این حالت اسالیدها از ساختار ساده و تکرنگ بهره میبرند، ولی اگر برای آموزش کودکان میخواهید از پاورپوینت استفاده کنید، باید بیشتر از شکل استفاده کنید و رنگهای بیشتری به صفحات بدهید. کودکان بیشتر جذب رنگ میشوند و این فاکتور در تأثیرگذاری مطلب مهم است و برعکس بزرگساالن در هنگام مواجه با صفحات بسیار رنگی سردرگم و کلافه میشوند.
• قدم دوم

به محتوای مطلب توجه کنید. بسته به اینکه محتوای سخنرانی یا ارائه شما علمی، فنی، هنری، مدیریتی و… باشدساختار پاورپوینت تغییر میکند. در سخنرانیهای علمی و فنی مخاطبان ترجیح میدهند زودتر به اصل موضوع پرداخته شود و طرفدار حاشیه پردازی نیستند، پس پاورپوینت شما باید شامل نکات مهم ارائه باشد.

• قدم سوم

به شدت از افکتهای زیاد انیمیشنی بپرهیزید. البته این موضوع باز هم به مخاطب برمیگردد ، اگر مخاطب کودک باشد از صفحات و نوشتارهای چرخشی لذت میبرد، ولی اگر این اتفاق در ارائه های علمی و فنی بیفتد نشان دهندۀ غیرحرفه ای بودن شماست. شاید در اولین برخورد با پاورپوینت از انیمیشنهای آن لذت ببرید، ولی استفاده بیش از اندازه آنها باعث سردرگمی مخاطب میشود. بهتر است تنها تیتر و یا مطالب مهم با افکت خاصی نشان داده شود.

• قدم چهارم

توجه کنید، پاورپوینت فقط جای مطالب مهم است نه کل مقاله. خیلی از ارائه دهندگان به این نکته توجه نمیکنند و کل مقاله را در صفحات پاورپوینت جا میدهند و این کار فلسفه استفاده از پاورپوینت را از بین میبرد . شما از پاورپوینت استفاده میکنید تا مطالب مهم را در ذهن مخاطب حک کنید، نه اینکه او را مجبور کنید زمان ارائه را صرف خواندن صفحات پاورپوینت کند. همچنین با این کار مخاطب جذب خواندن صفحات پاورپوینت میشود و دیگر به سخنرانی شما گوش نمیدهد.

• قدم پنجم

در هنگام ساختن پاورپوینت به زمان ارائه دقت کنید. وقتی تنها 31 دقیقه برای ارائه به شما زمان میدهند ساختن 12 اسلاید پاورپوینت درست نیست. وقتتان را تنظیم کنید تا اسلایدهای بهتری تهیه کنید. اسلایدهای بیشتر لزوماً به معنای تأثیرگذاری بیشتر نیست.

• قدم ششم

بیشتر سعی کنید از نمودار، شکل، تصویر، گراف و… استفاده کنید. برای مثال اگر در مورد صرفه جویی در مصارف سوخت سخنرانی میکنید، سعی کنید مثالی بزنید و عدد صرفه جویی را برای مخاطب قابل لمس کنید و آن مثال را در اسلاید خود جای دهید.

• قدم هفتم

بهتر است اولین اسلاید بعد از اسلاید ”عنوان“، اسلایدی باشد که در آن سؤالی در ذهن مخاطب نقش ببندد. این سؤال باید به گونه ای باشد که مخاطب لزوم سخنرانی و یا مقالۀ شما را بفهمد. با این کاار مخاطبان را بیشتر به سمت خود جذب میکنید چون آنها میدانند برای چه باید این سخنرانی را گوش بدهند.